MESIN KANTOR

       PENGERTIAN MESIN KANTOR

    Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dlam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik.

Untuk memutuskan perlu atau tidaknya mesih kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

a. Mesin-mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

b. Jenis mesin hendaknya praktis

c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan

e. Mutu mesin harus baik

f. Pemeliharaan mesin dapat di lakukan dengna mudah

g.Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan

Tujuan diipergunakanya mesin dalam suatu proses pekerjaan untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat industrial ( engeneering) maupun bersifat teknis mencatat ( paperwork).

Jenis  pekerjaan yang membutuhkan pengunaan mesin adalah :

– Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

– Pekerjaan yang berat bagi manusia

– Pekerjaan yang lambat bila denhan tangan

– Hasil pekerjaan yang berformat rapi

– Pekerjaan yang harus teliti

Macam- Macam Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

1.Tenaga penggerak

Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1) Mesin Manual, mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

2) Mesin Listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1)      Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

2)      Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

3. Fungsinya

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1)        Mesin penghimpun data atau informasi

• Mesin penjilid (binding machine)

• Stapler (hecht machine)

2)        Mesin pemisah

• Mesin pembuka surat (letter opener)

 

• Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

  

• Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

•  Mesin penghancur dokumen (shredder

 

• Asahan pensil (pencil sharpener)

               

3)        Mesin pencatat data atau informasi

• Mesin tik (typewriter)

  

• Mesin penomor (numbering machine)

• Mesin pencetak perangko (franking machine)

• Pencatat uang kas (cash register)

• Microfilm

4)        Mesin pengolah data

• Mesin jumlah (adding machine)

• Mesin hitung (calculating machine)

• Komputer

5)        Mesin pengganda

• Mesin stensil (stencil duplicator)

• Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

• Mesin fotokopi

• Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

• Mesin offset

6)        Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

• Telepon dan interphone

 

• Telex

• Faksimile

• Modem

• Teleprinter

• Telefoto

• Telecopier

• Handy talky (HT)

7)        Mesin mengaman dan penyaman

• Pengaman data (data safes)
• Kipas angin (fan)
• Air conditioner (AC)
• Tirai udara (air curtain)

8)        Mesin pengontrol

• Mesin presensi
• Close circuit television (CCTV)

3. Pengertian, Gambar, Fungsi, dan Sistem Kerja Mesin Kantor

Berikut ini akan diuraikan contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.

1)      Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:

a)      Mengetik berbagai macam surat

b)      Mengetik naskah atau teks

c)      Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil

d)     Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

 

Mesin Tik Elektronik

2. )      Faksimili

    Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.

3)      Mesin Stensil

   Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut denganstensil sheet atau sheet stensil.

   Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)      Mesin Stensil Manual

   Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

• Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
• sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
• ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b)      Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

• Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Menggunakan master paper

o  Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

o  Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

o  Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

• Penggandaan menggunakan kertas folio
• Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4)      Scanner

   Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

  Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.

5)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

   Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

    Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

• Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
• Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.
• Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

6)      Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a)   Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

    Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer.

b)    Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

    Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

7)      Printer

   Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut.

    Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

8)      Komputer

    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

    Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

• Hardware (perangkat keras)
• Software (perangkat lunak)
• Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

• Komputer sebagai ingatan (memori)
• Komputer sebagai pemroses
• Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

• Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
• Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi).
• Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

9)      Over Head Projector (OHP)

    OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

10)    Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.